La régularisation des charges est la première source de tension entre un bailleur et son locataire. Un propriétaire qui refacture une dépense non autorisée s'expose à un remboursement. Un locataire qui ignore la liste officielle paie parfois trop. Voici la règle exacte, la liste des charges récupérables, la méthode de régularisation et un exemple chiffré sur Clermont-Ferrand, pour que la ligne « charges » cesse d'être un sujet de litige.
1. Charges locatives : le principe et la base légale
Les charges locatives, parfois appelées charges récupérables, sont des dépenses que le propriétaire avance pour l'immeuble ou le logement et qu'il a le droit de refacturer au locataire. Le cadre repose sur deux textes : l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 et le décret n° 87-713 du 26 août 1987, qui dresse la liste limitative des dépenses concernées.
Le mot clé est « limitative ». Une dépense absente de la liste ne se récupère pas, même si elle paraît logique, même si le bail la mentionne. Une clause qui ferait payer au locataire une charge hors liste est réputée non écrite.
Les trois familles de charges récupérables
Le décret regroupe les dépenses en trois grandes catégories :
- Les services rendus liés à l'usage des différents éléments de la chose louée : eau, chauffage collectif, ascenseur, électricité des parties communes.
- Les dépenses d'entretien courant et les menues réparations sur les éléments d'usage commun : nettoyage, produits d'entretien, petites interventions sur l'ascenseur, la porte d'entrée, l'interphone.
- Les impositions qui correspondent à un service dont le locataire profite directement : taxe d'enlèvement des ordures ménagères et taxe de balayage.
Est récupérable ce qui relève de l'usage et de l'entretien courant. Est à la charge du propriétaire tout ce qui relève de la structure, du remplacement et de la gestion. Cette frontière explique 90 % des litiges : un ascenseur en panne qu'on dépanne se refacture, un ascenseur qu'on remplace non.
2. La liste des charges récupérables poste par poste
Eau, chauffage et énergie
L'eau froide et l'eau chaude consommées par le locataire sont intégralement récupérables, de même que les frais de relevé des compteurs divisionnaires. Pour le chauffage collectif, la consommation de combustible ou d'énergie, l'électricité des équipements, l'entretien courant de la chaufferie et la conduite de l'installation se refacturent. L'achat du matériel neuf ou le remplacement de la chaudière collective restent à la charge du propriétaire.
Parties communes et ascenseur
L'électricité des parties communes (éclairage de l'escalier, du hall, du parking), le nettoyage, les produits d'entretien, les petites fournitures et le contrat d'entretien de l'ascenseur sont récupérables. Pour l'ascenseur, on refacture l'électricité, l'exploitation, l'entretien courant et les menues réparations. Les gros travaux, la modernisation et le remplacement de la cabine sont exclus.
Espaces verts et ordures ménagères
L'entretien des espaces verts (tonte, taille, arrosage, produits) est récupérable. Le remplacement des arbres ou une réfection d'aménagement ne l'est pas. La taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM) figure sur l'avis de taxe foncière du propriétaire et peut être refacturée en totalité au locataire, comme la taxe de balayage lorsqu'elle existe.
Le gardien et l'employé d'immeuble
La rémunération du gardien ou du concierge est récupérable pour une partie seulement. Elle l'est à 75 % lorsque le gardien assure à la fois l'entretien des parties communes et l'élimination des déchets, et à 40 % s'il n'assure que l'une de ces deux missions. Pour un employé d'immeuble qui n'assure que l'entretien et l'élimination des déchets, elle est récupérable à 100 %. Les autres tâches du gardien (gestion, surveillance, remise des clés) relèvent du propriétaire.
| Poste | Récupérable | Non récupérable |
|---|---|---|
| Eau | Consommation, relevé des compteurs | Remplacement des canalisations |
| Chauffage collectif | Énergie, entretien courant, conduite | Remplacement de la chaudière |
| Ascenseur | Électricité, contrat d'entretien, menues réparations | Remplacement, mise aux normes |
| Parties communes | Électricité, nettoyage, produits | Ravalement, toiture |
| Espaces verts | Tonte, taille, arrosage | Création, remplacement des plantations |
| Ordures ménagères | TEOM, taxe de balayage | Taxe foncière proprement dite |
| Gardien | 75 % ou 40 % selon les missions | Part gestion et surveillance |
3. Les charges non récupérables : le piège classique
C'est ici que les propriétaires amateurs se font reprendre. Sont à la charge exclusive du bailleur, même quand elles apparaissent sur l'appel de charges de copropriété :
- les honoraires du syndic et les frais de gestion de la copropriété
- les grosses réparations et travaux de rénovation (ravalement, toiture, remplacement de l'ascenseur)
- la taxe foncière hors ordures ménagères
- l'assurance de l'immeuble et l'assurance propriétaire non occupant (voir notre guide de l'assurance PNO)
- le fonds de travaux obligatoire en copropriété
- les honoraires de l'agence pour la gestion locative, hors cadre légal des frais de location
Comment lire un appel de charges de copropriété
Le relevé que le syndic envoie au copropriétaire mélange charges récupérables et non récupérables. Le travail du bailleur consiste à les trier ligne par ligne. Une colonne « charges générales » contient souvent des honoraires de syndic non refacturables à côté d'un nettoyage récupérable. Pour approfondir le fonctionnement des appels de fonds, consultez notre article sur la copropriété et ses charges.
Dans la gestion locative que nous assurons à Clermont-Ferrand, Chalon-sur-Saône, Le Creusot et Issoire, l'erreur la plus fréquente d'un propriétaire en gestion directe est de refacturer le montant total de l'appel de charges, honoraires de syndic compris. Sur un T3, c'est souvent 150 à 300 € par an refacturés à tort, que le locataire peut réclamer sur trois ans.
4. Provisions, forfait ou régularisation : choisir le bon régime
Les provisions sur charges (location vide)
Dans une location vide, le régime normal est celui des provisions : le locataire paie chaque mois une avance, régularisée une fois par an sur les dépenses réelles. Le bail doit prévoir ce régime. Le montant des provisions doit être justifié : il s'appuie sur les résultats des dernières régularisations ou, en copropriété, sur le budget prévisionnel voté par l'assemblée générale. Fixer des provisions trop basses pour afficher un loyer charges comprises séduisant est une mauvaise idée : le locataire reçoit une régularisation lourde en fin d'année.
Le forfait de charges (location meublée, colocation)
Le forfait de charges est un montant fixe, non régularisable. Il est autorisé pour les locations meublées, les baux mobilité et les colocations avec bail unique. Son montant doit rester proche des charges réelles, il ne peut pas être manifestement disproportionné, et il peut être révisé chaque année dans les mêmes conditions que le loyer (voir l'article sur la révision du loyer et l'IRL). Pour le choix entre meublé et vide, lisez aussi louer meublé ou vide.
| Critère | Provisions | Forfait |
|---|---|---|
| Types de bail | Location vide, meublé si prévu | Meublé, bail mobilité, colocation à bail unique |
| Régularisation annuelle | Oui, sur dépenses réelles | Non |
| Risque pour le bailleur | Avancer la trésorerie en cas d'écart | Absorber la hausse des énergies |
| Risque pour le locataire | Régularisation élevée | Payer plus que la consommation réelle |
5. La régularisation annuelle : méthode pas à pas
Une régularisation propre se prépare. Voici la séquence que nous appliquons sur les dossiers en gestion.
- Attendre l'arrêté des comptes de la copropriété ou la clôture de l'exercice des fournisseurs, pour ne pas régulariser sur des estimations.
- Trier les dépenses du relevé de charges : séparer le récupérable du non récupérable, ligne par ligne.
- Prorater en cas d'entrée ou de sortie en cours d'année, au nombre de jours d'occupation.
- Communiquer le décompte par nature de charges, avec le mode de répartition entre locataires dans un immeuble collectif, au moins un mois avant d'en demander le paiement.
- Tenir les justificatifs à disposition du locataire pendant les six mois qui suivent l'envoi du décompte.
- Ajuster les provisions de l'année suivante sur la base des dépenses réelles constatées.
Le délai de trois ans
Le bailleur dispose de trois ans pour réclamer des charges, à compter de la date à laquelle elles sont exigibles. Une régularisation oubliée en 2023 reste réclamable jusqu'en 2026, pas au-delà. Le même délai de trois ans s'applique au locataire qui veut contester un décompte ou obtenir le remboursement d'un trop-perçu. Un propriétaire qui tarde découvre souvent que le locataire parti n'est plus joignable : régularisez chaque année.
Le départ du locataire
À la sortie, le bailleur restitue le dépôt de garantie dans un délai d'un mois si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, de deux mois dans le cas contraire (détail dans notre article sur l'état des lieux et le dépôt de garantie). Lorsque le logement est en copropriété et que les comptes ne sont pas arrêtés, le bailleur peut conserver une provision de 20 % maximum du dépôt, puis régulariser dans le mois qui suit l'arrêté des comptes.
6. Exemple chiffré : un T3 à Clermont-Ferrand
Prenons un appartement de 68 m² en copropriété dans le quartier de la gare à Clermont-Ferrand, avec chauffage collectif, loué vide 780 € hors charges, provisions de 130 € par mois, soit 1 560 € par an. Les chiffres ci-dessous sont un exemple illustratif, à adapter à votre immeuble.
| Poste du relevé annuel | Montant | Récupérable ? |
|---|---|---|
| Chauffage collectif et eau chaude | 880 € | Oui |
| Eau froide | 210 € | Oui |
| Entretien parties communes et électricité | 240 € | Oui |
| Ascenseur (contrat d'entretien) | 150 € | Oui |
| Taxe d'ordures ménagères | 140 € | Oui |
| Honoraires de syndic | 220 € | Non |
| Assurance de l'immeuble | 95 € | Non |
| Fonds de travaux | 110 € | Non |
| Total récupérable | 1 620 € |
Charges réelles récupérables : 1 620 €. Provisions versées : 1 560 €. Le locataire doit donc 60 € au bailleur. Un propriétaire qui aurait refacturé l'intégralité du relevé (2 045 €) aurait réclamé 485 € de trop, dont 425 € de charges non récupérables. Sur trois ans, le locataire pourrait demander le remboursement de plus de 1 200 €.
Cet exemple montre aussi l'intérêt d'ajuster : avec 1 620 € de charges réelles, les provisions devraient passer à 135 € par mois pour l'année suivante, au lieu de rester à 130 €.
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Demander un audit de mes charges →7. Litiges : que faire en cas de désaccord
Côté locataire
Le locataire qui conteste une régularisation commence par demander le décompte détaillé et à consulter les justificatifs, un droit ouvert pendant six mois. Il peut ensuite contester par courrier les lignes non récupérables. Les trois ans de prescription courent : il vaut mieux agir rapidement, mais un trop-perçu identifié tardivement reste réclamable sur cette fenêtre.
Côté bailleur
Face à un locataire qui refuse de payer, la démarche est graduée : relance simple, mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, puis saisine de la commission départementale de conciliation, gratuite, qui traite les litiges de charges. Si la conciliation échoue, le juge des contentieux de la protection tranche. Un décompte clair, des justificatifs classés et un tri irréprochable des postes font la différence : la plupart des dossiers se règlent avant l'audience.
La question des charges impayées en cours de bail
Si le locataire ne paie plus ses provisions mensuelles, il s'agit d'un impayé de loyer au sens large, qui peut déclencher la clause résolutoire après commandement de payer. Pour se prémunir contre ce risque, étudiez la garantie des loyers impayés et Visale, qui couvrent loyers et charges.
Joignez systématiquement au décompte un tableau poste par poste avec la mention récupérable ou non, la clé de répartition et les montants. Un locataire qui comprend le calcul conteste rarement. Un décompte opaque génère des courriers, du temps perdu et parfois un remboursement forcé.
8. Charges locatives et rentabilité d'un investissement
Pour un investisseur, les charges non récupérables pèsent directement sur la rentabilité nette : honoraires de syndic, assurance de l'immeuble, fonds de travaux, taxe foncière hors ordures ménagères. Sur un T3 comme celui de l'exemple, ces postes dépassent 400 € par an avant même la taxe foncière. Intégrez-les dans votre calcul avant d'acheter : notre guide sur la rentabilité locative détaille la méthode.
Dernier point, la performance énergétique. Un logement mal isolé avec chauffage collectif vétuste génère des charges élevées, donc des loyers plus difficiles à tenir et une vacance plus probable. Le calendrier des interdictions de location des passoires thermiques rend ce critère de plus en plus déterminant dans le choix d'un bien.
Questions fréquentes
Quelles sont les charges récupérables sur le locataire ?
Le décret du 26 août 1987 fixe la liste limitative : eau froide et chaude, chauffage collectif, entretien des parties communes, ascenseur (électricité et entretien courant), taxe d'enlèvement des ordures ménagères, espaces verts et une partie de la rémunération du gardien. Tout ce qui ne figure pas dans cette liste reste à la charge du propriétaire.
Le propriétaire peut-il répercuter la taxe foncière sur le locataire ?
Non. La taxe foncière est un impôt dû par le propriétaire et n'est pas récupérable. Seule la taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM), qui figure sur l'avis de taxe foncière, peut être refacturée au locataire, ainsi que la taxe de balayage lorsqu'elle existe.
Comment fonctionne la régularisation des charges ?
Chaque mois, le locataire verse une provision. Une fois par an, le bailleur compare ces provisions aux dépenses réelles. Si les provisions sont inférieures, le locataire règle la différence. Si elles sont supérieures, le bailleur rembourse le trop-perçu. Dans un immeuble collectif, le décompte par nature de charges doit être communiqué au locataire au moins un mois avant la régularisation.
Dans quel délai le propriétaire peut-il réclamer des charges oubliées ?
Le bailleur dispose de trois ans à compter de la date à laquelle les charges sont exigibles. Au-delà, la créance est prescrite. Le locataire dispose du même délai de trois ans pour contester une régularisation ou réclamer le remboursement d'un trop-perçu.
Le locataire peut-il exiger de voir les justificatifs de charges ?
Oui. Pendant six mois à compter de l'envoi du décompte de régularisation, le locataire peut consulter les pièces justificatives (factures, contrats, répartition des charges de copropriété) au lieu indiqué par le bailleur. Le bailleur doit tenir ces documents à disposition.
Charges forfaitaires ou provisions : quelle différence ?
Les provisions sont des avances régularisées chaque année sur la base des dépenses réelles. Le forfait de charges est un montant fixe, non régularisable, réservé aux locations meublées, aux colocations avec bail unique ou à certains baux mobilité. Il ne peut pas être révisé en cours de bail autrement que selon la révision du loyer prévue au contrat.
Que se passe-t-il si le locataire refuse de payer la régularisation ?
Le bailleur envoie d'abord une relance puis une mise en demeure par lettre recommandée. En cas de blocage, la commission départementale de conciliation est gratuite et peut être saisie par l'une ou l'autre des parties, avant une éventuelle action devant le juge des contentieux de la protection. Le bailleur peut aussi retenir une partie du dépôt de garantie à la sortie, dans la limite de 20 % en attendant l'arrêté des comptes de copropriété.