État des lieux et dépôt de garantie 2026 : règles, délais et retenues

Neuf litiges locatifs sur dix ne naissent ni du loyer ni du préavis : ils naissent au moment de rendre les clés. Un état des lieux bâclé à l'entrée, et c'est le dépôt de garantie qui devient un champ de bataille. Côté bailleur comme côté locataire, tout se joue sur quelques documents et quelques délais. Voici les règles exactes, ce qu'on a le droit de retenir ou non, un exemple chiffré à Clermont-Ferrand, et la méthode que nous appliquons pour qu'une sortie de locataire se règle en une semaine, pas en six mois.

1. Le dépôt de garantie : montant et principe

Le dépôt de garantie est une somme versée par le locataire à la signature du bail. Il n'est ni un loyer d'avance ni une avance sur charges : c'est une garantie que le bailleur conserve pendant toute la durée du bail pour couvrir d'éventuels impayés ou dégradations. Il ne produit pas d'intérêts au profit du locataire.

Trois règles à retenir. D'abord, le plafond s'apprécie sur le loyer hors charges. Ensuite, le dépôt n'est pas révisable : si vous augmentez le loyer en cours de bail, le dépôt reste celui fixé à la signature. Enfin, si le locataire verse un loyer d'avance pour plus de deux mois, le bailleur ne peut pas demander de dépôt de garantie en plus.

Dépôt de garantie ou caution : ne pas confondre

Le dépôt de garantie est une somme d'argent remise au bailleur. La caution est un engagement d'une personne (un parent, un garant) à payer à la place du locataire en cas de défaillance. Les deux peuvent coexister. Le bailleur peut aussi opter pour une garantie souscrite auprès d'un organisme comme Visale, ou pour une assurance loyers impayés : nous détaillons ces mécanismes dans notre guide sur la GLI et Visale. Attention, la loi interdit en principe le cumul d'une caution et d'une assurance loyers impayés, sauf si le locataire est étudiant ou apprenti.

2. L'état des lieux : une obligation, pas une formalité

L'état des lieux doit être établi à l'entrée et à la sortie, de manière contradictoire et amiable, en présence des deux parties (ou de leurs représentants munis d'un mandat écrit). Il est établi sur un document unique, signé par les deux parties, remis en un exemplaire à chacune, et annexé au bail.

Ce que doit contenir un bon état des lieux

La loi exige peu de mentions obligatoires, mais un état des lieux utile va bien plus loin que le minimum. Il doit comporter :

• le type d'état des lieux (entrée ou sortie), sa date et l'adresse précise du logement
• le nom et l'adresse des parties, ainsi que ceux de leurs éventuels mandataires
• le relevé des compteurs individuels (eau, électricité, gaz) avec les index
• la liste des clés remises (porte d'entrée, boîte aux lettres, cave, badge, télécommande de portail)
• pièce par pièce : l'état des murs, sols, plafonds, menuiseries, équipements, robinetterie, prises, volets
• les éléments de chauffage, la chaudière et le mode de production d'eau chaude
• les annexes : cave, garage, jardin, parking

Évitez les mentions floues du type « état correct » ou « bon état général ». Écrivez ce que vous voyez : « parquet chêne, rayure de 15 cm devant la fenêtre du séjour », « joint de silicone noirci autour de la baignoire ». À la sortie, ce niveau de détail vaut de l'or.

Le rôle des photos

Les photos ne sont pas obligatoires, mais elles sont devenues le meilleur allié des deux parties. Datez-les, annexez-les à l'état des lieux et faites-les mentionner dans le document signé. Une photo non référencée dans l'acte sera discutée ; une photo citée à la ligne concernée est une preuve solide.

Que se passe-t-il sans état des lieux d'entrée ?

Si le bailleur n'a pas fait établir d'état des lieux d'entrée, ou s'il a refusé de le faire malgré la demande du locataire, il perd le bénéfice de la présomption selon laquelle le locataire a reçu le logement en bon état. En clair : à la sortie, il lui devient très difficile de prouver qu'une dégradation est imputable au locataire. Aucune retenue ne tient sans cette base.

3. Les délais clés à connaître

Les mécanismes de réclamation sont encadrés par des délais courts. Les manquer, c'est perdre des droits.

Les dix jours du locataire : un droit souvent oublié

Dans les dix jours qui suivent l'état des lieux d'entrée, le locataire peut demander au bailleur de le compléter, en lettre recommandée avec accusé de réception ou par tout moyen écrit. Il repère ainsi les défauts qui ne se voyaient pas le jour de l'emménagement : une fuite sous l'évier, un volet qui coince, une odeur d'humidité derrière un meuble. Pour le chauffage, la fenêtre est plus longue : tout le premier mois de la période de chauffe. Si le bailleur refuse, la commission départementale de conciliation peut être saisie.

Les pénalités de retard

Quand le bailleur dépasse le délai de restitution, le dépôt de garantie non restitué est majoré d'une somme égale à 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque période mensuelle commencée en retard. Cette majoration n'est pas due si le retard vient d'un défaut de transmission par le locataire de sa nouvelle adresse. Sur un loyer de 600 €, chaque mois de retard coûte donc 60 € au bailleur, en plus du dépôt à rendre.

4. Ce que le bailleur peut et ne peut pas retenir

Les retenues légitimes

Le bailleur peut déduire du dépôt de garantie, sur justificatifs :

• les loyers et charges impayés, quittances à l'appui
• les réparations locatives : trous dans les murs non rebouchés, joints dégradés, vitres cassées, moquette brûlée, prises arrachées
• le nettoyage lorsque le logement est rendu dans un état de saleté manifeste, supérieur à celui constaté à l'entrée
• les clés non restituées ou les serrures à remplacer pour cette raison

Pour chaque retenue, le bailleur doit fournir un devis ou une facture. Si les travaux ne sont pas encore faits au moment de la restitution, un devis détaillé suffit. Un chiffre global sans justificatif ne résiste pas à une contestation.

Les retenues interdites

Le bailleur ne peut pas retenir :

• l'usure normale liée à l'usage : peinture qui jaunit, parquet légèrement terni, moquette aplatie dans les passages
• les travaux d'amélioration : refaire intégralement une salle de bains à neuf parce que le locataire a laissé quelques traces
• les dégradations dues à un vice de construction, à un cas de force majeure ou à une faute du bailleur
• des frais de remise en état forfaitaires sans lien avec une dégradation précise

La vétusté : le point qui fâche

La vétusté est la perte de valeur d'un équipement liée à son âge et à son usage normal. Elle réduit la part que le locataire peut devoir. Une moquette posée il y a douze ans n'a plus de valeur : en cas de brûlure, le bailleur ne pourra pas réclamer son remplacement à neuf, ou seulement une fraction. Le bailleur peut annexer au bail une grille de vétusté qui fixe, pour chaque équipement, une durée de vie et un abattement annuel. Sans grille, l'appréciation se fait au cas par cas, avec le risque de litige.

5. Exemple chiffré : un T2 à Clermont-Ferrand

Prenons un T2 de 42 m² loué vide près du centre de Clermont-Ferrand, 520 € de loyer hors charges et 40 € de provision sur charges. Le locataire est resté quatre ans. L'état des lieux de sortie révèle : un évier ébréché, deux trous de fixation d'étagères non rebouchés dans le séjour, un joint de baignoire à refaire, et une peinture de chambre tachée.

Le bailleur qui réclamait 1 630 € se retrouve avec une retenue de l'ordre de 480 €, soit à peine moins que le dépôt de garantie. S'il avait gardé les 520 € sans justificatif, il aurait risqué une contestation, un recours devant le juge des contentieux de la protection, et la majoration de 10 % (52 € par mois de retard). Le bon réflexe : annexer devis et photos, chiffrer au plus juste et restituer le solde dans le délai.

6. Le coût de l'état des lieux et qui le réalise

Quand le bailleur et le locataire font l'état des lieux ensemble, il est gratuit. Mais beaucoup de propriétaires préfèrent confier la tâche à un tiers pour limiter les contestations. Trois options existent.

Quand un tiers intervient, les frais sont partagés par moitié. Pour un professionnel mandaté, la part imputée au locataire ne peut pas dépasser 3 € par mètre carré de surface habitable, soit 126 € pour un 42 m². Le tarif ne doit en aucun cas être supérieur à celui facturé au bailleur. Et si l'un des deux parties n'est pas d'accord pour faire l'état des lieux à l'amiable, le recours au commissaire de justice, avec convocation par lettre recommandée au moins sept jours à l'avance, reste la voie de référence.

Un cas particulier : le locataire absent ou le bailleur à distance

À Chalon-sur-Saône comme au Creusot, beaucoup de propriétaires investisseurs vivent à Lyon, Paris ou à l'étranger. Ils peuvent donner mandat écrit à un tiers pour les représenter. Ce mandataire ne peut pas être le conjoint du locataire. C'est l'un des services les plus demandés en gestion locative : un seul interlocuteur, un état des lieux rédigé selon une trame éprouvée, des photos horodatées, et un dossier archivé.

7. Charges, régularisation et restitution partielle

Un point souvent négligé complique la restitution : les charges. Dans un immeuble en copropriété, le bailleur peut conserver une provision raisonnable sur le dépôt, dans l'attente de l'arrêté des comptes de l'immeuble, quand la régularisation annuelle n'est pas encore connue. Cette provision ne peut pas excéder 20 % du montant du dépôt de garantie, et la régularisation définitive doit intervenir dans le mois qui suit l'approbation des comptes de la copropriété.

Concrètement, sur un dépôt de 520 €, le bailleur peut garder jusqu'à 104 € le temps de connaître le décompte réel. Il doit alors le dire clairement au locataire, par écrit, et rendre le solde sans attendre. Nous détaillons le fonctionnement des appels de charges dans notre article sur la copropriété et les charges.

Vente du logement en cours de bail

Si le bailleur vend le logement pendant la location, c'est le nouveau propriétaire qui devient débiteur du dépôt de garantie à l'égard du locataire. L'ancien propriétaire doit donc le transférer dans l'acte de vente, sous peine d'un conflit à la sortie. Cette question se pose notamment dans la vente d'un bien loué, où le notaire doit mentionner le dépôt dans l'acte.

8. La méthode CBF pour une sortie sans litige

Avant l'entrée du locataire

1. Faire un état des lieux détaillé, pièce par pièce, avec photos datées annexées
2. Annexer une grille de vétusté au bail pour objectiver les abattements
3. Relever les compteurs et lister toutes les clés remises
4. Joindre les factures des équipements récents (chaudière, électroménager fourni) : la date d'achat sert de base à la vétusté

Pendant le bail

Conservez les factures de travaux et d'entretien. Un contrat d'entretien de chaudière à jour, une attestation de ramonage, des devis anciens : tout cela documente l'état du bien et évite de reconstituer l'historique à la dernière minute.

À la sortie

1. Prévenir tôt : proposer un pré-état des lieux quelques semaines avant le départ, pour que le locataire puisse réparer lui-même, à moindre coût
2. Comparer l'état des lieux de sortie avec celui d'entrée, ligne par ligne
3. Chiffrer les retenues avec devis, en appliquant la vétusté
4. Restituer le solde dans le délai, un mois ou deux, avec un décompte écrit

9. Que faire en cas de désaccord

Si le bailleur refuse de restituer le dépôt ou si le locataire conteste une retenue, la démarche est graduée.

1. Courrier de réclamation : une lettre recommandée avec accusé de réception, qui rappelle les faits, joint les états des lieux et fixe un délai de réponse (huit à quinze jours).
2. Mise en demeure : si rien ne bouge, une seconde lettre, plus ferme, mentionnant la majoration de 10 % par mois de retard.
3. Commission départementale de conciliation : gratuite, elle propose une médiation pour les litiges de dépôt de garantie, de charges ou d'état des lieux.
4. Juge des contentieux de la protection : compétent pour trancher, avec une procédure simplifiée pour les petits montants. Le délai de prescription est de trois ans à compter de la restitution des clés.

Dans la quasi-totalité des cas, la qualité de l'état des lieux d'entrée détermine l'issue. Un document précis, signé, photographié, coupe court au débat. Un document vague laisse le juge trancher à la lumière de présomptions, souvent défavorables au bailleur.

Questions fréquentes